• Communication Solutions

  • Communication Solutions

Yeni telefon sistem kontrol listesi

 

Ofis telefon sisteminizi değiştirmeyi mi düşünüyorsunuz?

 
İşte sizin için işinizi kolaylaştıracağını umduğumuz birkaç fikir: Kendinizi aşağıdaki sorulara vereceğiniz yanıtlarla donatırsanız, ihtiyaçlarınıza uyan bir sistem seçmek sizin için çok daha kolay olabilir.
 
Öncelikle etrafınıza bir bakın ve mevcut telefon sisteminizle ilgili hızlı bir anket yapın:
 
• Kaç telefona ihtiyacınız var?
 
• Şu andan itibaren 1-3 yıl içinde kaç personele ihtiyacınız olacak?
 
• Bir defada muhtemelen kaç kişi telefon başında olacak?
 
• Mevcut sistemin sizi nasıl yarı yolda bıraktığını anlatabilir misiniz?
 
Bu soruların yanıtları size bazı mevcut olmayan özellikler hakkında fikir vermenin yanı sıra, kaç uzantı (dahili telefon hattı) ve gövdeyol (harici telefon hattı) gerektiğine dair de fikir verecektir. 
Şimdi dışarıya yaptığınız aramaları düşünün ve bir hızlı anket daha yapın:
 
• Birden çok ofisiniz mi var? Öyleyse, kaç arama ofislerarası yapılıyor?
 
• Uluslararası arama yapıyor musunuz? Kaç tane?
 
Yanıtlar harici aramalarınızı en iyi nasıl yönlendirebileceğinize dair bir fikir verecektir. Diğer bir deyişle, ne tür bir gövdeyola ihtiyacınız var? Bazı aramaları İnternet gibi bir IP ağı üzerinden veya klasik PSTN ağı üzerinden yönlendirmeyi seçerek paradan tasarruf edebilirsiniz.
Ayrıca mevcut IT sistemler hakkında fikir edinmek de işe yarayabilir – Paradan tasarruf etmek ve telefon sisteminize işlevsellik katmak için IT altyapınızı güçlendirebilirsiniz. Aşağıdaki bilgiler hakkında bir fikir edinmeye çalışın:
 
• Ağınız için ne tür bir kablo tesisatı kurulu?
 
• Kablo tesisatı her masaya ulaşıyor mu?
 
• Ağ anahtarları Ethernet üzerinden Gücü destekliyor mu?
 
IT altyapısı size ağınızın IP telefon uzantılarına uygun olup olmadığı konusunda bir fikir verecektir, böylece kablo tesisatı giderlerinden tasarruf edebilecek ve kurulumu basitleştirebileceksiniz.
Size gerçekten fayda sağlayacak telefon özelliklerinin hangileri olduğunu bulmak için biraz zaman ayırın. Bunu yaparken, kuruluşunuzdaki kişilerin çalışma şekillerini düşünün.
 
• Bazı çalışanların tesis için çok fazla dolaşması gerekiyor mu?
 
• İnsanlar sık sık masalarından uzaklaşıyor mu?
 
• Evden çalışan veya saha tabanlı personeliniz var mı?
 
• İrtibat bilgilerini saklamak için bilgisayar uygulamaları kullanıyor musunuz?
 
• Gelen aramalara bakacak insanlar grubunuz var mı?
 
• Resepsiyonistler, çağrı merkezi şefleri ve çetin ortamlarda çalışan personel gibi kullanıcıların “özel” gereklilikleri var mı?
 
Bu sorular size uygun bir sistemde ihtiyacınız olacak uygulamaları ve terminallerin kapasiteleri hakkında size bilgi verecektir; bu bilgiler arasında CTI uygulamaları, sesli posta sistemleri ve programlanabilir temel modüller bulunur. En iyi entegrasyona ve kullanıma kolaylığına kavuşmak için PBX Platform seçiminiz, bunlara ‘eklenti’ olarak bakmak yerine, başlangıçta bu kriterler göz önünde bulundurularak yapılmalıdır.
 
Son olarak, kurulum ve bakım gerekliliklerinizi dikakte almayı unutmayın’.
 
Çözümler:
Şimdi, bazı değiştirme gereklilikleri ile birlikte, muhtemelen mevcut sisteminiz hakkında birçok bilgiyle donandınız. Size iş avantajı sağlayabilecek bazı teknoloji alanları burada ele alınmaktadır.
 
Birden çok ofis:
Kuruluşunuzun birden fazla sayıda tesisi varsa, ofisler arası aramaları PSTN yerine İnternette bir VPN (Sanal Özel Ağ) üzerinden yönlendirerek paradan tasarruf edip edemeyeceğinizi düşünün.
 
Ofisleriniz uluslararası konumlarda bulunuyorsa, bu özellikle faydalı olabilir. Bu da VOIP gövdeyolu ayarlanmasını gerektirebilir.
 
Seyyar Çalışanlar:
Personel sıklıkla tesis içinde dolaşıyor, ancak bağlantıda kalması gerekiyorsa, bu durumda DECT kablosuz el aygıtları insanların hareket halindeyken de iletişimde kalmalarına olanak vererek çok büyük fayda sağlayabilir.
 
Modern İş tipi DECT sistemleri, PBX'e bağlı masa telefonlarının tüm faydalarını sunar, masa başında değilken sesli postalara erişime ve çağrı aktarımlarına olanak verir.
 
Bilgisayar Telefon Entegrasyonu (CTI)
Kuruluşunuz bir Müşteri İlişkileri Yönetimi Paketi (CRM) veya bilgisayar tabanlı bir kişi yöneticisi kullanıyorsa, sıklıkla telefon sistemini bilgisayar uygulamasına bağlayarak hayatı daha da kolaylaştırabilirsiniz.
 
Böylece aramalar, doğrudan, numaraları iki yerde kaydedilmiş halde tutan ve “aramak için tıkla” işlevi yoluyla kişileri bulmayı ve aramaları konumlandırmayı çok daha kolaylaştıran seçili uygulamanızdan yapılabilir.
 
Yukarıda belirtilenler, size potansiyel çözümlere bakmaya bağladığınızda faydasını göreceğiniz temel bir “gereklilikler listesi” sunarak güçlü bir başlangıç sağlayacaktır.